“Hoe de Loonaangifteketen is getransformeerd tot een geoliede machine”

---

De Loonaangifteketen is voor salarisprofessionals een belangrijke (kennis)partner en vice versa. Genoeg redenen dus om in deze NIRPA blog Paul Vincken (ketenregisseur Belastingdienst) en Diantha Croese (ketenmanager Loonaangifteketen) uit te nodigen meer te vertellen over waar de Loonaangifteketen voor staat en welke ontwikkelingen er binnen de keten gaande zijn.

Ruim 60 procent van de belasting- en premie inkomsten van de belastingdienst is gerelateerd aan werk en inkomen. Het is daarom zaak dat de verwerking soepel verloopt. Dat gebeurt nu, maar het is wel eens anders geweest, vertellen Diantha Croese en Paul Vincken.

De Loonaangifteketen is een samenwerking tussen Belastingdienst, UWV en CBS. In dit samenwerkingsverband worden loongegevens één keer uitgevraagd bij de werkgevers/ inhoudingsplichtigen en vervolgens beschikbaar gesteld aan verschillende afnemers. Hierdoor besparen bedrijven op de administratieve lasten en de overheid op de uitvoeringskosten. Het belangrijkste daarbij, volgens ketenmanager Diantha Croese, is ervoor te zorgen dat de drie partijen goed blijven samenwerken. Dat is de taak van de ketenmanager en haar 7 medewerkers tellende ketenbureau.

Meer dan 20 miljard gegevens
Nederland telt ongeveer 670.000 inhoudingsplichtigen (werkgevers, uitkeringsinstanties, pensioenfondsen). Die genereren jaarlijks voor 156 miljard euro aan inkomsten voor de schatkist. Daarnaast verstrekken ze meer dan 20 miljard gegevens die nodig zijn voor het primaire proces van de Loonaangifteketen en haar afnemers. Het uiteindelijke doel is de burgers van Nederland zo goed mogelijk te bedienen. Denk daarbij aan het digitaal verzekeringsbericht, de vooringevulde aangifte inkomensheffing, de toeslagen, de statistieken van CBS, de juiste uitkeringen van UWV en gemeenten en de correcte pensioenen.

De samenwerking in de Loonaangifteketen verloopt inmiddels zo goed dat de keten begin dit jaar is onderscheiden met een internationale ASAP award. Dit is een prijs voor samenwerking tussen organisaties die een gemeenschappelijk doel nastreven.

Crisis
De ASAP award is de kroon op het werk van de Loonaangifteketen, al leek een dergelijke prijs er bij de start totaal niet in te zitten. Om de loonaangifte en de inning van sociale premies te vereenvoudigen, was in 2002 besloten dat de betrokken instanties (Belastingdienst, UWV en CBS) moesten gaan samenwerken. Na een voorbereiding van 4 jaar ging de Loonaangifteketen in 2006 van start. Er ontstond direct een diepe crisis. Ruim 108.000 van de 600.000 loonaangiftes over 2006 waren kwijtgeraakt in de systemen van de Belastingdienst en/of UWV. “We weten niet waar het mis is gegaan”, zegt Vincken. “Maar de inhoudingsplichtigen moesten opnieuw hun jaaropgaven indienen.”

De verantwoordelijke bewindslieden, Donner en De Jager, moesten tekst en uitleg aan de Tweede Kamer geven. Daarop werd besloten dat er een onafhankelijke ketenmanager moest komen voor de Loonaangifteketen. “We werkten los van elkaar. Ondanks onze gemeenschappelijke taak, begrepen we elkaar en elkaars belangen niet. Bovendien sprak iedere instantie een andere taal en waren er grote culturele verschillen”, illustreert Croese de start.

Belangen
Er traden noodmaatregelen in werking die moesten zorgen voor een soepele gegevensverwerking en -doorvoer. Het bleek een goede stap, want in het jaar daarop ging de loonaangifte al een stuk beter. In de jaren daarna werkten ketenmanager en ketenbureau aan verbetering van de samenwerking tussen de drie ketenpartners. “Dit door continu elkaars belangen in de gaten te houden en te kijken naar de verschillen”, vertelt Croese.

Op een gegeven moment was de keten logistiek redelijk op orde en brak het besef door dat de wereld van de loonaangifte groter was en dat er dingen zijn die niet binnen de eigen, interne keten zijn op te lossen. In 2014 begonnen intensieve gesprekken met partijen die ook betrokken zijn met de loonaangiftes, zoals de afnemers, de softwareleveranciers en (beroepsverenigingen van) salarisadministrateurs, waaronder het NIRPA. “Daardoor ontdekten we dat we op terreinen iets met elkaar te maken hebben die we vooraf niet hadden ingeschat”, stelt Croese. “Het belang van verbreding van de keten werd duidelijk.”

Luiken Open
Aan de gesprekken met de salarisprofessionals ging een onderzoek van de Belastingdienst vooraf. De toen naar schatting 44.000 salarisprofessionals in Nederland bleken een vergeten doelgroep voor de Belastingdienst en het UWV, stellen Croese en Vincken in 2013 tijdens de conferentie “Luiken Open” vast. “We kenden de salarisadministrateurs eigenlijk niet”, zegt Vincken. “Toch zijn ze cruciaal, omdat ze aan het begin van de keten staan. Als zij hun werk goed doen, krijgt de keten tijdig correcte gegevens binnen en loopt het proces alleen maar beter. De salarisadministrateurs gaven van hun kant als belangrijkste vraag  aan dat ze geen persoonlijk contact hadden met de Belastingdienst. Bij vragen of problemen moesten ze of naar de softwareontwikkelaar of de belastingtelefoon.”

Uiteindelijk vormde dit onderzoek de aanleiding om de salarisadministrateurs intrinsiek te betrekken in de keten. Bij het eerste overleg was ook NIRPA vertegenwoordigd. Dit overleg bleek een eyeopener en er werd een werkgroep opgericht voor kennisuitwisseling.

Forum Salaris
Het werd duidelijk dat salarisadministrateurs behoefte hebben aan meer kennis over de loonaangifte. Dat leidde in 2016 tot de oprichting van een online forum, het Forum Salaris, door Belastingdienst en UWV samen met salarisadministrateurs, beroepsverenigingen, waaronder NIRPA en salaris-verwerkers. Dat forum bestaat nu 1 jaar en telt inmiddels meer dan 3500 salarisprofessionals die elkaar helpen bij loonaangiftevraagstukken. “Dat forum draait als een tierelier”, zegt Vincken trots. “Het is echt voor en door de salarisadministrateurs”, vult Croese aan. “We zien dat salarisadministrateurs elkaar helpen en dat scheelt alle ketenpartners en afnemers werk en leidt tot constante verbetering van de gegevenskwaliteit.”

Toekomst
Croese en Vincken denken nu samen met alle ketenpartners na over de toekomst. Het is de vraag of het rondpompen van gegevens blijft of dat er straks wellicht wordt gewerkt met validaties. De toename van het aantal ZZP’ers is een vraagstuk, maar ook nieuwe technologieën als blockchain kunnen de loonaangifteketen flink veranderen. Al zal dit nog een tijd duren, verwacht Croese. “Wat we hebben geleerd tijdens de ASAP conferentie in San Diego, is dat niemand in zijn eentje de toekomst kan bouwen. De toekomst bouwen we samen en dat doen we in kleine stapjes. Dat hebben we geleerd van het verleden. Samenwerken is een vak, dat moet je continu blijven ontwikkelen.”

Masterclass samenwerking
Momenteel stellen Croese en Vincken samen met de opleidingsinstituten van de ketenpartners en het Sioo een masterclass samenwerking samen. Het doel is om nieuwe samenwerkingsverbanden een mooie start te bieden. Kennisdeling is daarbij belangrijk, zodat nieuwe ketens lessen kunnen trekken van de dramatische start die de Loonaangifteketen kende. Croese: “We hebben genoeg meegemaakt en willen dit doorgeven aan andere samenwerkingsverbanden. Denk aan nieuwe samenwerkingen tussen UWV en gemeenten of tussen ministeries. Iedereen heeft het recht om fouten te maken, maar wij willen mensen behoeden voor de fouten die wij hebben gemaakt.” De masterclass is naar verwachting in december beschikbaar voor iedereen.

Waarom heeft Loonaangifteketen de ASAP award gewonnen?
Croese: “Een van de argumenten van de jury was dat de Loonaangifteketen alles heeft vastgelegd en die kennis deelt met andere organisaties. Daarnaast woog mee dat de Loonaangifteketen zich doorontwikkelt naar een ecosysteem. Dat we de moeizame start in 2006 hebben overwonnen en nu een goed werkende praktijk hebben, was ook een argument van de jury.

Wat is de invloed van NIRPA in de loonaangifteketen?
Croese: “Dat is het kwaliteitsbewustzijn en het belang van gegevenskwaliteit. Hoe beter de loonaangiftes zijn, hoe meer plezier de keten en uiteindelijk de burger hiervan heeft. NIRPA speelt hier met het certificeren van professionals en opleidingen een belangrijke rol in.”

Gaat het vak van salarisadministrateur verdwijnen?
Paul Vincken: “Nee, ook niet door invloed van software en technologieën als blockchain. De invulling van het werk gaat denk ik wel veranderen en zal steeds meer adviserend zijn. Maar de gegevensinvoer gaat op den duur verdwijnen.”

 

          

Paul Vincken                                                              Diantha Croese

Ketenregisseur Belastingdienst                           Ketenmanager Loonaangifteketen